Lo que necesita saber acerca de la legalización telemática de libros

Legalización de Libros

(actualizada la sección con datos de la Instrucción D.G.R.N. Libros, BOE 12/02/15)

¿Qué entidades deben legalizar los libros en el Registro Mercantil?

• Todos los empresarios individuales (acreditando que la actividad que realizan es empresarial mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto).
• Toda clase de sociedades mercantiles (siempre que estén inscritas en este registro). – Todas las Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica. Ley de Ordenación del Comercio Minorista u otras disposiciones.

No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:

• Los profesionales.
• Las Sociedades Civiles que no realicen actividad mercantil.
• Las Herencias Yacentes.
• Las Cooperativas de ámbito estatal.

Libros susceptibles de legalización y de llevanza obligatoria:

• Libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro de Diario, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales. Art 25 del Código de Comercio.
• Libro Registro de socios y de acciones nominativas Art 104 y 116 LSC.
• Libro de actas de las Juntas y de los órganos colegiados de la sociedad, artículo 26 del Código de Comercio y artículo 106 del Reglamento del Registro Mercantil.
• El libro de Registro de Contratos en el caso de Sociedad Unipersonal conforme al artículo 16 de la Ley de Sociedades de Capital.
• Y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad, artículo 329 del Reglamento del Registro Mercantil.

Obligatoriedad de presentación telemática.

Conforme al artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.

Plazo de presentación.

La presentación de los libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

Fecha de inicio de legalización telemática obligatoria.

No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.

Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.

Legalización de libros contables en entidades no inscritas.

Para legalizar los libros de entidades no inscritas deben acompañar al fichero ZIP de los libros copia de impuesto de actividades económicas y del CIF en formato PDF, dichos ficheros deberán añadirse o bien desde la plataforma de presentación telemática desde la opción “Añadir archivo” o desde el programa legalia desde la opción “Añadir complemento” que aparecerá si iniciamos la presentación telemática desde el propio legalia.

Primera legalización de un libro, existiendo anteriores legalizados en blanco.

Deberá aportar certificación expedida por las personas con facultad certificante Art. 109 R.R.M. debidamente firmada acreditando el cierre del anterior.

Los modelos de certificación de cierre de libros son los siguientes:

• Certificado de cierre de libros en blanco. Sociedades
• Certificado de cierre de libros en blanco. Empresarios

La citada certificación o cualquier otro documento que deba acompañar a la solicitud (acta notarial de extravío, denuncia, etc.), se incorpora al envío desde la plataforma de remisión telemática o desde el programa legalia (como documento adjunto).

Rectificación de libros ya legalizados.

Al efectuar la presentación telemática, deberá adjuntarse en formato PDF una certificación debidamente sellada y firmada por el representante legal de la empresa, en la que se explique que se trata de una sustitución, por qué se realiza y el número de entrada, asiento de presentación y fecha de legalización de los libros que sustituye.