DEPÓSITOS DE CUENTAS

La presentación de las cuentas anuales, se puede efectuar de dos maneras:

De forma telemática
De forma manual: En papel o en soporte digital

Plazos de presentación y subsanación de defectos

Normales y digitales: es un mes después de la celebración de la junta. Subsanación de defectos, desde la primera comunicación tienen cuatro meses para solventar el defecto.
Telemáticos: desde el envío de los ficheros hasta la presentación física de la documentación (acuse de recibo, acta de las cuentas y certificación de la huella digital) son 10 días para su presentación. Notificaciones negativas: son 10 días para recoger la notificación del buzón.

Presentación telemática

    Para la presentación telemática se requiere ser abonado del Colegio de Registradores y ser titular de la firma electrónica reconocida expedida por el Servicio de Firma Electrónica del Colegio de Registradores.
    Para ello es preciso acceder directamente al siguiente acceso:
https://www.registradores.org/scr/agenda

    La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa D2, los documentos disponibles en tal aplicación son los que contienen un depósito de cuentas, bien de forma abreviada o de forma normal.

    Para el envío de cuentas a los distintos Registros Mercantiles se hará a través de la plataforma llamada HERMES WEB. Se envía a través de Internet con Firma Electrónica, la hoja identificativa de la sociedad, los balances, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria, el informe medioambiental, en caso de adjuntar informe auditoria se envía el informe completo salvo las hojas firmadas por estos y autocartera si tuviera.

El Acta de aprobación de cuentas legitimada ante notario, la certificación de la huella digital y el acuse de recibo, se pueden enviar por correo ordinario o presentación en mano en las dependencias del Registro.

Para soporte de ayuda en cuanto a la elaboración del programa a través de D2 el teléfono de ayuda es el 902 440 150.

Para envío de cuentas es el 902 02 03 05.

Presentación manual

Caben dos posibilidades de presentación, manual o en soporte digital (disco).

En caso de ambas presentaciones, los impresos se adquirirán en el Registro obligatoriamente “Conforme a la resolución de 29 de Enero de 2007 de Dirección General de Registros y Notariados, los modelos normalizados de cuentas anuales deberán presentarse en los modelos obligatorios establecidos en los Registros”.

¿Qué debo hacer para presentar las cuentas a depósito?

Adquirir los impresos con su correspondiente instancia en el Registro Mercantil de Navarra.

En dicha instancia figuran las instrucciones a cumplimentar tanto de la instancia como de los demás datos que debe aportarse para el depósito. Así mismo, en el Registro existen a su disposición modelos de las certificaciones que ha de expedir el órgano correspondiente de la sociedad del acta de la junta que aprueba las cuentas.

El pago del importe de las provisiones se efectuarán por banco .

La presentación de los depósitos de cuentas puede hacerse en las dependencias del Registro físicamente o bien por correo certificado haciendo constar en este caso en la instancia de forma clara la fecha de certificación del Servicio de Correos (procedimiento del apartado 3 del artículo 66 de la Ley de Procedimiento Administrativo).

¿Cómo se tiene constancia de que se han depositado las cuentas?

El Registro remite al domicilio del presentante la factura correspondiente al depósito de cuentas, conteniendo la misma, la cantidad de los aranceles y el BORME.

En caso de presentación telemática, el Registro envía la notificación de despacho a través del correo electrónico, pero siempre que se haya obtenido la Firma Electrónica.

Y si las cuentas anuales, contienen algún defecto, ¿Cómo se subsana tal incidencia?
La notificación se hace a través de correo ordinario y de fax, que previamente usted ha facilitado conforme a la Ley 13/1999 de protección de datos, en caso de cuentas que contengan informe de auditoria se envía carta certificada.

Si la presentación ha sido a través de Firma Electrónica, la notificación se hace a través de correo electrónico, recogiendo ésta de su buzón de notificaciones.

La subsanación de dichos defectos, se le informará en el Registro, debiendo retirar los documentos para su posterior corrección.

NOTA: Se recomienda que para no cometer defectos en los depósitos de cuentas, referentes a cargos, capital se visite la página: https://www.registradores.org, y soliciten una nota simple informativa de la sociedad.

Así mismo, y en función del tipo de sociedad y su volumen, deberán presentar:

Limitadas: Aquellas que puedan efectuar el Balance abreviado, solo los documentos antes indicados.

Limitadas: Las que deban formular sus cuentas en Balance ordinario, el informe de Gestión y el informe de Auditoria.

Anónimas: Aquellas que pueden efectuar el Balance abreviado, la certificación sobre acciones propias.

Anónimas: Aquellas que deban efectuar el Balance ordinario, beberán presentar la certificación sobre acciones propias, el informe de Auditoria y el informe de gestión.

Los impresos normalizados para la presentación de las Cuentas Anuales se facilitan en el Registro Mercantil. Quedan exentos de la obligación de presentar los modelos normalizados las sociedades que su legislación especial permita y aquellas que agrupen y disgreguen partidas. En todo caso deberá constar en la certificación el motivo concreto por el que no presentan los modelos normalizados. A dichos documentos deberá acompañarse la certificación que acredite la aprobación de las cuentas y la aplicación del resultado con las firmas legitimadas ante notario.

Están obligados a presentar los administradores de las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones, de garantía recíproca y, en general, cualquier otra empresa cuando la legislación así lo exija o, estando inscrito el empresario, así lo solicite. La obligación también alcanza a las sociedades extranjeras que tengan abierta sucursal en territorio español.

Registro Mercantil y Bienes Muebles de Navarra